Phép lịch sự kinh doanh Nhật Bản cho kỹ sư: Điều thực sự cần thiết vs Phong tục lỗi thời
"Để làm việc tại Nhật Bản, tôi có cần phải học cách cúi chào hoàn hảo hay quy tắc trao đổi danh thiếp không?"
Đây là câu hỏi tôi thường nhận được từ các kỹ sư đang cân nhắc làm việc tại Nhật Bản. Đúng là các công ty truyền thống Nhật Bản (được gọi là JTC) có những quy tắc đặc biệt. Tuy nhiên, tại các công ty công nghệ hiện đại và startup, những quan niệm này đang thay đổi đáng kể.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích "phép lịch sự thực sự cần thiết" và "phong tục lỗi thời mà bạn không cần quan tâm nữa" tại các môi trường phát triển Nhật Bản, từ góc nhìn của một kỹ sư đang làm việc.
1. Phong tục lỗi thời bạn không cần lo lắng
Trước tiên, hãy bắt đầu với những quy tắc mà bạn có thể đang lo lắng, nhưng hầu như đã biến mất khỏi ngành công nghệ.
❌ Mặc vest mỗi ngày
Đối với kỹ sư, hơn 90% công ty cho phép mặc trang phục tự do. Áo phông, quần jeans, áo hoodie đều hoàn toàn ổn. Tuy nhiên, việc giữ gìn sự sạch sẽ và gọn gàng vẫn quan trọng.
❌ Keigo (ngôn ngữ tôn kính) hoàn hảo
Tất nhiên, cách nói lịch sự là quan trọng. Tuy nhiên, bạn không cần phải thành thạo hình thức tôn kính và khiêm nhường hoàn hảo theo sách giáo khoa. Chỉ cần có thể nói lịch sự bằng cách sử dụng "desu/masu" là đủ. Thực tế, ngôn ngữ quá trang trọng đôi khi có thể tạo ra khoảng cách tâm lý trong nhóm.
❌ Không được về trước sếp
Văn hóa "sếp còn ở lại nên tôi không thể về" đã gần như tuyệt chủng tại các công ty hiện đại. Khi bạn hoàn thành công việc, chỉ cần nói "Otsukaresama desu" (vất vả rồi) và về mà không cần ngần ngại.
2. Phép lịch sự thực sự cần thiết bạn phải nắm vững
Mặt khác, dù văn hóa công ty có tự do đến đâu, vẫn có những "nguyên tắc cơ bản về niềm tin" mà bạn phải tuân thủ khi làm việc tại Nhật Bản.
✅ Đúng giờ (Punctuality)
Đây là quy tắc vàng trong toàn bộ xã hội Nhật Bản. Thời gian bắt đầu cuộc họp có nghĩa là thời điểm "mọi người đã sẵn sàng để bắt đầu". Hãy chuẩn bị xong ít nhất 5 phút trước. Nếu bạn có thể bị trễ, quy tắc quan trọng là thông báo ngay khi bạn biết.
✅ Ho-Ren-So (Báo cáo, Liên lạc, Tư vấn)
Viết tắt của "Hokoku" (báo cáo), "Renraku" (liên lạc), và "Sodan" (tư vấn). Trong phát triển nhóm Nhật Bản, "nhận thức tình hình toàn nhóm" được coi trọng hơn thành tích cá nhân.
- Báo cáo tin xấu càng sớm càng tốt
- Khi phân vân, hãy tư vấn thay vì tự quyết định Chỉ cần ghi nhớ điều này, đánh giá của bạn sẽ tăng đáng kể.
✅ "Nemawashi" (Xây dựng đồng thuận) hơn "Đọc không khí"
"Đọc không khí" (Kuuki wo yomu) khó, nhưng bản chất thực sự của nó là xây dựng đồng thuận trước. Thay vì đưa ra đề xuất lớn bất ngờ trong cuộc họp khiến mọi người ngạc nhiên, hãy tư vấn với những người chủ chốt trước: "Tôi đang nghĩ đưa ra đề xuất này, bạn nghĩ sao?" Đây là bí quyết để mọi việc diễn ra suôn sẻ.
3. Giao tiếp trong môi trường phát triển hiện đại
Trong những năm gần đây, các công cụ chat như Slack đã trở thành trung tâm giao tiếp tại các công ty công nghệ Nhật Bản. Ở đây cũng có văn hóa riêng.
Văn hóa gọi "-San"
Ngày càng nhiều công ty gọi mọi người, kể cả CEO và quản lý, với "〇〇-san" thay vì chức danh công việc. Đây là văn hóa tích cực để xây dựng mối quan hệ bình đẳng. Nên hỏi "Tôi nên gọi bạn là gì?" khi bạn gia nhập công ty.
Emoji Reactions
Việc phản hồi tin nhắn Slack bằng các reaction như 👀 (đã xem), 👍 (hiểu rồi), hoặc 🙏 (cảm ơn) là giao tiếp hợp lệ. Việc gửi tín hiệu rằng bạn "đã đọc tin nhắn" có thể giúp người gửi yên tâm.
4. Kết luận: Bản chất của phép lịch sự là "Tôn trọng người khác"
Phép lịch sự kinh doanh Nhật Bản có vẻ phức tạp, nhưng cốt lõi của nó là sự quan tâm chung trên toàn thế giới: "không làm người khác khó chịu" và "tạo điều kiện công việc suôn sẻ."
Bạn không cần bị ràng buộc quá mức bởi các quy tắc hình thức. Nếu bạn có thái độ "muốn làm việc thoải mái với các thành viên trong nhóm", những lỗi nhỏ sẽ được tha thứ với nụ cười.
Đừng sợ hãi—hãy nhảy vào ngành công nghệ Nhật Bản!